Khi nào được sửa đổi điều khoản giao dịch trực tuyến?

Về nguyên tắc, việc sửa đổi chỉ hợp lệ khi có căn cứ phù hợp, thông tin sửa đổi được thông báo rõ ràng và bên còn lại có cơ hội biết, xem xét, chấp thuận hoặc thực hiện quyền của mình theo quy định.

Sau khi giao dịch trực tuyến được xác lập, điều khoản có thể được sửa đổi trong các trường hợp chính sau:

Các bên có thỏa thuận sửa đổi điều khoản giao dịch trực tuyến

Trường hợp phổ biến nhất là các bên cùng thống nhất thay đổi một hoặc một số nội dung trong giao dịch đã xác lập.

Sự thỏa thuận này có thể liên quan đến:

·         Phạm vi cung cấp dịch vụ hoặc hàng hóa

·         Thời hạn thực hiện nghĩa vụ

·         Phương thức thanh toán

·         Quyền và nghĩa vụ của các bên

·         Điều kiện sử dụng dịch vụ trực tuyến

Điểm quan trọng là việc sửa đổi phải xuất phát từ sự thống nhất của các bên, không phải từ quyết định đơn phương của một bên sau khi giao dịch đã có hiệu lực.

Khi sửa đổi được xác lập thông qua phương thức điện tử, các bên cần bảo đảm khả năng xác định được nội dung thỏa thuận, thời điểm giao kết sửa đổi và chủ thể thực hiện việc chấp thuận.

Điều khoản cho phép sửa đổi đã được quy định trước trong giao dịch

Một số giao dịch trực tuyến có thể chứa điều khoản về quyền cập nhật hoặc điều chỉnh nội dung trong tương lai.

Tuy nhiên, việc tồn tại điều khoản cho phép sửa đổi không đồng nghĩa với việc một bên được thay đổi không giới hạn.

Điều khoản sửa đổi cần xác định rõ:

·         Nội dung nào có thể được thay đổi

·         Điều kiện áp dụng việc sửa đổi

·         Cách thức thông báo cho bên còn lại

·         Thời điểm điều khoản mới có hiệu lực

Nếu điều khoản cho phép sửa đổi quá rộng, không minh bạch hoặc làm mất cân bằng quyền lợi giữa các bên, việc áp dụng có thể phát sinh tranh chấp.

Pháp luật hoặc yêu cầu quản lý bắt buộc dẫn đến việc sửa đổi

Trong một số lĩnh vực, điều khoản giao dịch trực tuyến có thể cần được điều chỉnh để phù hợp với quy định pháp luật mới, tiêu chuẩn bắt buộc hoặc yêu cầu quản lý chuyên ngành.

Trong trường hợp này, việc sửa đổi không chỉ dựa trên ý chí của doanh nghiệp mà còn phải bảo đảm:

·         Nội dung mới phù hợp với quy định hiện hành

·         Người tham gia giao dịch được thông báo đầy đủ

·         Không làm ảnh hưởng bất hợp lý đến quyền lợi đã phát sinh

Việc sửa đổi điều khoản trực tuyến sau giao kết cần đáp ứng những yêu cầu nào?

Để việc sửa đổi có giá trị và hạn chế tranh chấp, các bên cần bảo đảm một số yêu cầu cơ bản.

Phải có căn cứ sửa đổi hợp lệ

Sửa đổi điều khoản giao dịch trực tuyến cần dựa trên một trong các căn cứ phù hợp như:

·         Sự thỏa thuận của các bên

·         Quyền sửa đổi đã được quy định trong hợp đồng hoặc điều khoản giao dịch

·         Yêu cầu bắt buộc từ pháp luật hoặc cơ quan có thẩm quyền

Việc một bên tự thay đổi điều khoản mà không có căn cứ hợp lệ có thể làm phát sinh tranh chấp về hiệu lực của nội dung sửa đổi.

Nội dung sửa đổi phải được thông báo minh bạch

Trong môi trường trực tuyến, việc thông báo đóng vai trò quan trọng vì các bên thường không trực tiếp gặp nhau khi giao dịch.

Thông tin sửa đổi cần thể hiện rõ:

·         Điều khoản nào được thay đổi

·         Nội dung trước và sau khi thay đổi

·         Lý do sửa đổi nếu cần thiết

·         Thời điểm áp dụng điều khoản mới

Việc che giấu thay đổi trong các tài liệu dài hoặc thông báo không rõ ràng có thể khiến bên còn lại không nhận biết được sự thay đổi.

Bên còn lại phải có khả năng tiếp cận và thể hiện sự chấp thuận khi cần thiết

Không phải mọi thay đổi đều có thể áp dụng tự động.

Nếu việc sửa đổi ảnh hưởng đáng kể đến quyền, nghĩa vụ hoặc lợi ích của bên còn lại, cần có cơ chế để bên đó biết và thể hiện ý chí chấp thuận.

Ví dụ:

·         Xác nhận đồng ý trên nền tảng điện tử

·         Ký xác nhận bằng phương thức điện tử

·         Tiếp tục sử dụng dịch vụ trong trường hợp điều khoản đã quy định rõ cơ chế này

Cách thức chấp thuận cần phù hợp với tính chất của giao dịch và mức độ ảnh hưởng của việc sửa đổi.

Không được sử dụng việc sửa đổi để loại bỏ quyền lợi hợp pháp của bên còn lại

Việc cập nhật điều khoản trực tuyến không phải là công cụ để một bên đơn phương thay đổi toàn bộ quan hệ giao dịch theo hướng có lợi cho mình.

Các giới hạn cần được xem xét gồm:

·         Không trái quy định pháp luật

·         Không loại bỏ các quyền cơ bản đã phát sinh

·         Không tạo ra nghĩa vụ bất hợp lý cho bên còn lại

·         Không làm thay đổi bản chất giao dịch mà không có sự đồng ý phù hợp

Những trường hợp nào có thể khiến việc sửa đổi điều khoản giao dịch trực tuyến không được công nhận?

Một số trường hợp sửa đổi có nguy cơ không được chấp nhận gồm:

·         Một bên tự ý thay đổi điều khoản sau khi giao dịch đã hoàn tất

·         Không thông báo cho bên còn lại về nội dung thay đổi

·         Áp dụng điều khoản mới cho giao dịch đã phát sinh mà không có căn cứ phù hợp

·         Sử dụng điều khoản sửa đổi để né tránh nghĩa vụ đã cam kết

·         Nội dung sửa đổi không rõ ràng hoặc gây hiểu nhầm

Khi xảy ra tranh chấp, việc đánh giá thường tập trung vào việc bên sửa đổi có quyền thực hiện việc đó hay không, cách thức thông báo có minh bạch hay không và bên còn lại có thực sự chấp thuận hay không.

Làm thế nào để doanh nghiệp sửa đổi điều khoản giao dịch trực tuyến đúng cách?

Để giảm rủi ro pháp lý, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình sửa đổi rõ ràng:

·         Xác định phạm vi điều khoản cần thay đổi

·         Kiểm tra quyền sửa đổi theo hợp đồng và quy định áp dụng

·         Thông báo nội dung sửa đổi bằng phương thức phù hợp

·         Lưu lại bằng chứng về thời điểm thông báo và việc chấp thuận

·         Áp dụng điều khoản mới đúng thời điểm có hiệu lực

Đặc biệt, với các nền tảng giao dịch trực tuyến có số lượng người dùng lớn, cơ chế cập nhật điều khoản cần được thiết kế để bảo đảm tính minh bạch và khả năng chứng minh quá trình chấp thuận.

Việc sửa đổi điều khoản giao dịch trực tuyến sau giao kết chỉ hợp lệ khi có căn cứ phù hợp, tuân thủ quy định áp dụng và bảo đảm quyền được biết, quyền xem xét của các bên. Do giao dịch điện tử phụ thuộc nhiều vào dữ liệu và quy trình xác nhận trực tuyến, việc lưu giữ thông tin về quá trình sửa đổi có ý nghĩa quan trọng trong việc chứng minh giá trị của điều khoản mới.