Khi nào được thực hiện quyền chỉnh sửa dữ liệu?

Khi nào chủ thể dữ liệu được yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu?

Quyền chỉnh sửa dữ liệu được thực hiện khi chủ thể dữ liệu có nhu cầu chỉnh sửa dữ liệu cá nhân của mình. Điều 13 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân không liệt kê một danh sách khép kín các tình trạng như “sai”, “thiếu” hay “lỗi thời”, mà quy định theo hướng cho phép chủ thể dữ liệu tự chỉnh sửa đối với một số loại dữ liệu theo thỏa thuận hoặc đề nghị bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân chỉnh sửa.

Vì vậy, về bản chất, quyền này nhằm bảo đảm dữ liệu cá nhân được ghi nhận và duy trì chính xác. Nếu thông tin đang được lưu trữ không còn phản ánh đúng dữ liệu của chủ thể hoặc cần được điều chỉnh để bảo đảm tính chính xác, chủ thể dữ liệu có thể thực hiện quyền chỉnh sửa theo cơ chế áp dụng cho loại dữ liệu đó. Cách hiểu này cũng phù hợp với tài liệu giới thiệu Luật của Kiểm toán nhà nước, trong đó nêu trường hợp cần chỉnh sửa dữ liệu cá nhân thì chủ thể dữ liệu có thể tự chỉnh sửa theo thỏa thuận hoặc đề nghị bên kiểm soát chỉnh sửa.

Chủ thể dữ liệu có thể tự chỉnh sửa hay phải yêu cầu đơn vị đang quản lý dữ liệu?

Điều 13 quy định hai cơ chế. Với một số loại dữ liệu cá nhân, chủ thể dữ liệu có thể tự mình chỉnh sửa theo thỏa thuận với bên kiểm soát dữ liệu cá nhân hoặc bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân. Ngoài trường hợp đó, chủ thể dữ liệu có thể đề nghị bên kiểm soát hoặc bên kiểm soát và xử lý dữ liệu chỉnh sửa dữ liệu của mình.

Sau khi có yêu cầu, bên kiểm soát dữ liệu cá nhân hoặc bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân có trách nhiệm chỉnh sửa theo yêu cầu hoặc theo quy định của pháp luật; đồng thời có thể yêu cầu bên xử lý dữ liệu cá nhân hoặc bên thứ ba chỉnh sửa dữ liệu tương ứng.

Điểm quan trọng là việc chỉnh sửa không nhằm tùy ý thay đổi thông tin, mà phải bảo đảm tính chính xác của dữ liệu cá nhân.

Điều gì xảy ra nếu dữ liệu không thể chỉnh sửa?

Pháp luật không yêu cầu phải chỉnh sửa bằng mọi giá. Nếu có lý do chính đáng khiến dữ liệu cá nhân không thể được chỉnh sửa, bên kiểm soát dữ liệu cá nhân hoặc bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân phải thông báo cho cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đã yêu cầu biết.

Như vậy, quyền chỉnh sửa dữ liệu bao gồm cả cơ chế yêu cầu chỉnh sửa và trách nhiệm phản hồi khi việc chỉnh sửa không thể thực hiện. Điều này giúp phân biệt quyền chỉnh sửa với việc chủ thể dữ liệu đương nhiên có thể yêu cầu thay đổi bất kỳ thông tin nào theo ý muốn.

Quyền chỉnh sửa dữ liệu cần đáp ứng nguyên tắc nào?

Nguyên tắc trực tiếp được Điều 13 đặt ra là việc chỉnh sửa dữ liệu cá nhân phải bảo đảm tính chính xác. Do đó, khi thực hiện quyền này, trọng tâm không phải là thay đổi dữ liệu cho phù hợp với mong muốn cá nhân, mà là đưa dữ liệu về trạng thái chính xác theo căn cứ và thỏa thuận áp dụng.

Có thể hiểu ngắn gọn:

·         Khi dữ liệu cá nhân cần được chỉnh sửa, chủ thể dữ liệu có quyền tự chỉnh sửa trong trường hợp được phép hoặc yêu cầu đơn vị kiểm soát dữ liệu chỉnh sửa

·         Việc chỉnh sửa phải hướng tới bảo đảm dữ liệu chính xác

·         Bên kiểm soát dữ liệu có thể phải yêu cầu bên xử lý hoặc bên thứ ba chỉnh sửa dữ liệu tương ứng

·         Nếu có lý do chính đáng không thể chỉnh sửa, bên có trách nhiệm phải thông báo cho bên yêu cầu

Kết luận

Quyền chỉnh sửa dữ liệu được áp dụng khi chủ thể dữ liệu cá nhân cần điều chỉnh dữ liệu của chính mình, đặc biệt nhằm bảo đảm thông tin được lưu giữ là chính xác. Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 cho phép chủ thể dữ liệu tự chỉnh sửa trong một số trường hợp theo thỏa thuận hoặc yêu cầu bên kiểm soát dữ liệu chỉnh sửa; nếu không thể thực hiện vì lý do chính đáng thì bên có trách nhiệm phải thông báo cho người yêu cầu.