Những nghĩa vụ của chủ thể kinh doanh

Duy trì điều kiện pháp lý để hoạt động kinh doanh hợp pháp

Một trong những nghĩa vụ nền tảng của chủ thể kinh doanh là bảo đảm hoạt động thực tế phù hợp với tư cách pháp lý và điều kiện kinh doanh đã được pháp luật quy định. Đối với doanh nghiệp, Điều 8 Luật Doanh nghiệp 2020 yêu cầu phải đáp ứng và duy trì đủ điều kiện khi kinh doanh ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện. Luật này hiện được áp dụng cùng các nội dung sửa đổi, bổ sung, trong đó có Luật số 76/2025/QH15.

Điều đó có nghĩa việc có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc đăng ký kinh doanh chưa đương nhiên cho phép chủ thể tiến hành mọi hoạt động. Khi ngành nghề yêu cầu giấy phép, chứng chỉ, điều kiện về nhân sự, cơ sở vật chất, vốn, an ninh trật tự hoặc tiêu chuẩn chuyên ngành, chủ thể phải đáp ứng các điều kiện tương ứng trong thời gian hoạt động, không chỉ tại thời điểm xin phép.

Bên cạnh đó, thông tin đăng ký phải phản ánh đúng tình trạng pháp lý của chủ thể. Khi có thay đổi thuộc trường hợp phải đăng ký hoặc thông báo, việc thực hiện đúng thủ tục và thời hạn giúp dữ liệu đăng ký phù hợp với hoạt động thực tế và hạn chế rủi ro khi giao dịch với cơ quan quản lý, đối tác hoặc khách hàng.

Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế, kế toán và chứng từ

Thuế là nhóm nghĩa vụ phát sinh thường xuyên nhất trong quá trình kinh doanh. Từ ngày 1/7/2026, Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 điều chỉnh hoạt động quản lý thuế, bao gồm đăng ký thuế, khai và tính thuế, khấu trừ thuế, nộp thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt cùng các nội dung quản lý liên quan.

Về bản chất, chủ thể kinh doanh phải xác định đúng nghĩa vụ thuế của mình, thực hiện khai thuế và nộp các khoản phải nộp theo chế độ áp dụng, đồng thời lưu giữ thông tin, hồ sơ và chứng từ đủ để chứng minh số liệu đã kê khai. Nghĩa vụ cụ thể có thể khác nhau đáng kể giữa doanh nghiệp, hộ kinh doanh và các mô hình khác, cũng như giữa từng sắc thuế.

Đối với chủ thể thuộc phạm vi của pháp luật kế toán, việc tổ chức công tác kế toán, lập và lưu trữ chứng từ, sổ kế toán và báo cáo theo quy định không phải thủ tục mang tính hình thức. Luật Doanh nghiệp cũng đặt nghĩa vụ tổ chức công tác kế toán, nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác đối với doanh nghiệp; pháp luật kế toán hiện tiếp tục được áp dụng với các sửa đổi có liên quan.

Do đó, một cơ sở kinh doanh có doanh thu nhưng không tổ chức hệ thống chứng từ phù hợp có thể gặp đồng thời nhiều rủi ro: không chứng minh được giao dịch, khó xác định chính xác nghĩa vụ thuế và khó bảo vệ số liệu khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.

Bảo đảm quyền lợi người lao động và thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm

Khi chủ thể kinh doanh tuyển dụng và sử dụng người lao động, một lớp nghĩa vụ pháp lý mới phát sinh. Chủ thể lúc này không chỉ là bên kinh doanh mà còn mang tư cách người sử dụng lao động, phải thực hiện các trách nhiệm về quan hệ lao động, tiền lương, thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, an toàn lao động và các quyền hợp pháp khác của người lao động theo pháp luật áp dụng. Luật Doanh nghiệp cũng xác định việc bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp, chính đáng của người lao động là một phần nghĩa vụ của doanh nghiệp.

Đối với bảo hiểm xã hội, Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 có hiệu lực từ ngày 1/7/2025 quy định cụ thể trách nhiệm của người sử dụng lao động. Điều 13 yêu cầu đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động thuộc diện tham gia, đóng phần trách nhiệm của người sử dụng lao động, trích phần người lao động phải đóng để nộp vào quỹ và thực hiện các thủ tục liên quan đến quyền hưởng bảo hiểm.

Đáng chú ý, đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động thuộc diện tham gia phải được thực hiện trong thời hạn luật định; Điều 28 của Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia, trừ trường hợp luật có quy định khác.

Vì vậy, việc sử dụng lao động nhưng không rà soát điều kiện tham gia bảo hiểm hoặc chỉ thỏa thuận riêng với người lao động để không tham gia không làm mất đi nghĩa vụ bắt buộc nếu quan hệ thực tế thuộc phạm vi luật điều chỉnh.

Thực hiện trách nhiệm đối với khách hàng và người tiêu dùng

Khi cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho người tiêu dùng, chủ thể kinh doanh phải tuân thủ một hệ thống nghĩa vụ nhằm bảo đảm người mua có đủ thông tin và được bảo vệ trong giao dịch. Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng số 19/2023/QH15 áp dụng đối với tổ chức, cá nhân kinh doanh có quan hệ với người tiêu dùng và quy định các trách nhiệm liên quan đến cung cấp thông tin, giao dịch, bảo hành, tiếp nhận yêu cầu cũng như bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng.

Cơ chế này có ý nghĩa thực tế ở chỗ chủ thể kinh doanh không thể chỉ giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ rồi coi nghĩa vụ đã kết thúc. Trách nhiệm pháp lý có thể tiếp tục phát sinh nếu thông tin về sản phẩm không chính xác, hàng hóa có khuyết tật, cam kết bảo hành không được thực hiện hoặc quyền khiếu nại, yêu cầu giải quyết của người tiêu dùng không được xử lý theo quy định. Các quy định chi tiết thi hành Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng tiếp tục xác lập trách nhiệm của tổ chức, cá nhân kinh doanh trong từng trường hợp cụ thể.

Đồng thời, chủ thể kinh doanh phải thực hiện đúng các nghĩa vụ đã xác lập thông qua giao dịch và hợp đồng. Điều khoản hợp đồng nội bộ không thể được sử dụng để loại bỏ những trách nhiệm mà pháp luật bắt buộc chủ thể kinh doanh phải thực hiện đối với người tiêu dùng.

Tuân thủ nghĩa vụ về môi trường và các yêu cầu chuyên ngành khi phát sinh

Không phải mọi cơ sở kinh doanh đều có cùng mức độ tác động đến môi trường. Tuy nhiên, khi hoạt động thuộc đối tượng phải thực hiện thủ tục môi trường, quản lý chất thải, kiểm soát phát thải hoặc đáp ứng yêu cầu kỹ thuật tương ứng, đây trở thành nghĩa vụ bắt buộc của chủ thể kinh doanh. Luật Bảo vệ môi trường 2020 tiếp tục là nền tảng pháp lý trong lĩnh vực này và đã được sửa đổi, bổ sung, trong đó có Luật số 146/2025/QH15.

Cơ chế tương tự cũng áp dụng đối với các ngành nghề được quản lý chuyên biệt. Nghĩa vụ có thể phát sinh từ pháp luật về an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy, giá, chất lượng sản phẩm, thương mại điện tử, bảo vệ thông tin hoặc những quy định riêng của ngành. Điểm quan trọng là các yêu cầu này không nên được mặc định áp dụng cho mọi chủ thể, mà phải được xác định dựa trên hoạt động thực tế và phạm vi điều chỉnh của từng văn bản.

Do đó, tuân thủ pháp luật trong kinh doanh không thể thực hiện bằng một danh sách giấy phép cố định dùng cho mọi doanh nghiệp. Cách tiếp cận phù hợp hơn là rà soát hoạt động kinh doanh, xác định từng điều kiện pháp lý phát sinh và theo dõi chúng trong suốt vòng đời hoạt động.

Chủ thể kinh doanh phải cung cấp thông tin và chịu trách nhiệm về tính trung thực

Nhiều nghĩa vụ pháp lý trong kinh doanh có chung một cơ chế: Nhà nước dựa vào thông tin do chủ thể kê khai, lập và lưu giữ để quản lý. Vì vậy, nghĩa vụ không dừng ở việc “có hồ sơ” mà còn bao gồm yêu cầu về tính chính xác, đầy đủ và khả năng cung cấp hồ sơ khi có căn cứ pháp luật.

Đối với doanh nghiệp, Luật Doanh nghiệp đặt ra các nghĩa vụ liên quan đến tính trung thực, chính xác của thông tin đăng ký và việc thực hiện các nghĩa vụ báo cáo theo quy định. Trong lĩnh vực thuế, Luật Quản lý thuế 2025 tiếp tục quản lý hoạt động đăng ký, khai, nộp và cung cấp dữ liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế. Trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, người sử dụng lao động phải xuất trình, cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời tài liệu liên quan đến việc đóng và hưởng bảo hiểm khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Cơ chế này giải thích vì sao một hành vi kinh doanh thực tế có thể kéo theo nhiều loại hồ sơ song song: hồ sơ đăng ký, chứng từ kế toán, dữ liệu thuế, hồ sơ lao động, bảo hiểm và tài liệu chuyên ngành. Việc quản trị hồ sơ tốt không thay thế nghĩa vụ pháp lý, nhưng là điều kiện quan trọng để chứng minh doanh nghiệp đã thực hiện nghĩa vụ đúng quy định.

Không phải mọi nghĩa vụ đều áp dụng giống nhau cho mọi chủ thể kinh doanh

Một cách hiểu dễ dẫn đến sai sót là coi “nghĩa vụ của chủ thể kinh doanh” như một danh mục thống nhất áp dụng cho tất cả các trường hợp. Trên thực tế, pháp luật phân bổ nghĩa vụ theo tư cách pháp lý và sự kiện làm phát sinh nghĩa vụ. Doanh nghiệp chịu các nghĩa vụ trực tiếp theo Luật Doanh nghiệp; tổ chức, cá nhân kinh doanh với người tiêu dùng chịu thêm Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng; khi sử dụng lao động thì phát sinh trách nhiệm của người sử dụng lao động; khi thuộc ngành nghề có điều kiện hoặc hoạt động có tác động môi trường thì phải thực hiện thêm các yêu cầu tương ứng.

Vì vậy, để xác định chính xác nghĩa vụ của một chủ thể cụ thể, cần đối chiếu ít nhất bốn yếu tố: loại hình pháp lý, ngành nghề đang thực hiện, cách thức tổ chức hoạt động và những quan hệ pháp luật thực tế đã phát sinh. Hai cơ sở cùng bán một loại hàng hóa vẫn có thể có tập nghĩa vụ khác nhau nếu một bên sử dụng lao động, kinh doanh trực tuyến hoặc thực hiện thêm ngành nghề có điều kiện.

Nhìn chung, nghĩa vụ của chủ thể kinh doanh tập trung vào việc duy trì điều kiện hoạt động hợp pháp, thực hiện đúng nghĩa vụ thuế và kế toán, bảo đảm quyền lợi người lao động, tuân thủ trách nhiệm đối với khách hàng và người tiêu dùng, đồng thời đáp ứng các yêu cầu môi trường và chuyên ngành khi thuộc phạm vi điều chỉnh. Điểm cần lưu ý nhất là nghĩa vụ pháp lý không cố định tại thời điểm đăng ký kinh doanh mà thay đổi theo hoạt động thực tế của chủ thể. Vì vậy, việc xác định nghĩa vụ phải được thực hiện theo từng loại hình và từng hoạt động cụ thể thay vì áp dụng máy móc một danh mục chung.