Ủy quyền thực hiện nghĩa vụ tuân thủ có chuyển trách nhiệm không?

Tuy nhiên, việc giao cho người khác thực hiện nghĩa vụ không đồng nghĩa với việc chủ thể kinh doanh tự động được miễn hoặc chuyển toàn bộ trách nhiệm pháp lý. Cần phân biệt giữa người thực hiện công việc tuân thủ và chủ thể có nghĩa vụ pháp lý ban đầu

Khi một chủ thể kinh doanh ủy quyền thực hiện nghĩa vụ tuân thủ, cần xem xét ba vấn đề chính:

·         Nghĩa vụ pháp lý ban đầu thuộc về ai

·         Phạm vi công việc đã được ủy quyền đến đâu

·         Pháp luật có cho phép chuyển giao trách nhiệm trong trường hợp cụ thể hay không

Ủy quyền thực hiện nghĩa vụ tuân thủ chỉ thay đổi người thực hiện, không mặc nhiên thay đổi chủ thể chịu trách nhiệm

Ủy quyền thường là việc một chủ thể cho phép người khác thay mặt mình thực hiện một hoặc một số công việc nhất định trong phạm vi được giao

Trong hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp có thể ủy quyền cho:

·         Người quản lý

·         Nhân sự phụ trách pháp chế

·         Bộ phận kiểm soát nội bộ

·         Đơn vị dịch vụ bên ngoài

thực hiện các nhiệm vụ như:

·         Theo dõi yêu cầu pháp lý

·         Chuẩn bị hồ sơ

·         Thực hiện thủ tục hành chính

·         Kiểm tra việc tuân thủ nội bộ

Tuy nhiên, việc giao nhiệm vụ thực hiện không đồng nghĩa với việc chuyển giao hoàn toàn nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp

Ví dụ, doanh nghiệp có thể thuê đơn vị tư vấn hỗ trợ xây dựng hệ thống tuân thủ, nhưng doanh nghiệp vẫn có thể phải chịu trách nhiệm nếu chính doanh nghiệp vi phạm quy định pháp luật trong hoạt động kinh doanh của mình

Trách nhiệm pháp lý được xác định dựa trên nghĩa vụ gốc và hành vi vi phạm

Để xác định việc ủy quyền có làm thay đổi trách nhiệm hay không, cần phân biệt:

Nghĩa vụ tuân thủ thuộc về chủ thể kinh doanh

Trong nhiều trường hợp, pháp luật đặt nghĩa vụ trực tiếp lên doanh nghiệp hoặc người có thẩm quyền quản lý

Khi đó:

·         Doanh nghiệp vẫn phải bảo đảm hoạt động phù hợp pháp luật

·         Việc phân công nội bộ không làm mất đi nghĩa vụ giám sát

·         Người được ủy quyền chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi hành vi của mình

Nghĩa vụ thực hiện được giao cho người khác

Người được ủy quyền có thể phải chịu trách nhiệm nếu:

·         Không thực hiện đúng nhiệm vụ được giao

·         Thực hiện sai phạm vi ủy quyền

·         Có hành vi vi phạm trong quá trình thực hiện công việc

Tuy nhiên, trách nhiệm của người được ủy quyền và trách nhiệm của chủ thể kinh doanh có thể tồn tại song song tùy từng trường hợp

Phạm vi ủy quyền quyết định mức độ trách nhiệm của người được ủy quyền

Một văn bản ủy quyền rõ ràng thường cần xác định:

·         Nội dung công việc được giao

·         Quyền hạn của người được ủy quyền

·         Thời hạn thực hiện

·         Giới hạn quyết định

·         Nghĩa vụ báo cáo và kiểm soát

Nếu người được ủy quyền chỉ có nhiệm vụ hỗ trợ hoặc thực hiện một phần công việc, trách nhiệm của họ thường giới hạn trong phạm vi đó

Ngược lại, nếu người được ủy quyền được giao quyền quyết định và trực tiếp kiểm soát hoạt động có liên quan, mức độ trách nhiệm có thể cao hơn

Chủ thể kinh doanh vẫn có trách nhiệm kiểm soát việc thực hiện nghĩa vụ tuân thủ

Ủy quyền không loại bỏ hoàn toàn vai trò quản lý và giám sát của chủ thể kinh doanh

Một hệ thống tuân thủ hiệu quả thường cần:

·         Xác định rõ trách nhiệm từng vị trí

·         Thiết lập cơ chế kiểm tra

·         Theo dõi việc thực hiện nghĩa vụ

·         Xử lý kịp thời sai phạm phát sinh

Nếu doanh nghiệp biết hoặc phải biết về nguy cơ vi phạm nhưng không có biện pháp kiểm soát phù hợp, việc đã ủy quyền có thể không đủ để loại trừ trách nhiệm

Khi nào việc ủy quyền có thể làm phát sinh trách nhiệm riêng cho người được ủy quyền?

Người được ủy quyền có thể phải chịu trách nhiệm riêng khi:

·         Trực tiếp thực hiện hành vi vi phạm

·         Vượt quá phạm vi được giao

·         Không thực hiện nghĩa vụ được giao dẫn đến hậu quả pháp lý

·         Cố ý che giấu hoặc làm sai lệch thông tin

Trong trường hợp này, trách nhiệm của người được ủy quyền xuất phát từ chính hành vi của họ, không chỉ từ việc nhận ủy quyền

Những giới hạn cần lưu ý khi ủy quyền thực hiện nghĩa vụ tuân thủ

Không phải mọi nghĩa vụ đều có thể chuyển giao bằng thỏa thuận nội bộ

Một số nghĩa vụ pháp lý có thể gắn trực tiếp với:

·         Chủ doanh nghiệp

·         Người đại diện theo pháp luật

·         Chủ thể được pháp luật chỉ định

·         Người có quyền quyết định trong hoạt động kinh doanh

Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra quy định áp dụng trước khi xác định rằng một nghĩa vụ có thể được giao hoàn toàn cho bên khác

Ý nghĩa thực tiễn đối với quản trị doanh nghiệp

Việc ủy quyền thực hiện nghĩa vụ tuân thủ giúp doanh nghiệp:

·         Phân bổ nguồn lực hiệu quả

·         Chuyên môn hóa hoạt động kiểm soát

·         Tăng khả năng theo dõi yêu cầu pháp lý

Nhưng để giảm rủi ro trách nhiệm, doanh nghiệp cần kết hợp ủy quyền với:

·         Quy trình kiểm soát nội bộ

·         Cơ chế báo cáo

·         Phân định trách nhiệm rõ ràng

·         Đánh giá định kỳ việc tuân thủ

Ủy quyền nên được xem là công cụ quản trị, không phải cơ chế tự động loại bỏ trách nhiệm pháp lý

Việc ủy quyền thực hiện nghĩa vụ tuân thủ không mặc nhiên chuyển trách nhiệm pháp lý của chủ thể kinh doanh sang người được ủy quyền. Ủy quyền chủ yếu thay đổi người trực tiếp thực hiện công việc, còn trách nhiệm pháp lý được xác định dựa trên nghĩa vụ mà pháp luật đặt ra, phạm vi quyền hạn được giao và hành vi cụ thể của từng bên

Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng cơ chế ủy quyền rõ ràng, đồng thời duy trì hoạt động giám sát để bảo đảm nghĩa vụ tuân thủ được thực hiện đúng và hạn chế rủi ro pháp lý