Điều kiện sử dụng thông điệp dữ liệu trong giao dịch

Về cơ bản, cần phân biệt ba tầng: giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu, điều kiện để nó đáp ứng yêu cầu về hình thức, và điều kiện để nội dung điện tử có thể được sử dụng trong việc giao kết giao dịch hoặc hợp đồng.

Thông điệp dữ liệu có bị mất giá trị pháp lý chỉ vì ở dạng điện tử không?

Không. Điều 8 Luật Giao dịch điện tử quy định thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì thông tin đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Vì vậy, email, tài liệu điện tử, hợp đồng điện tử hoặc các hình thức dữ liệu điện tử khác không đương nhiên mất giá trị pháp lý chỉ do không tồn tại dưới dạng giấy.

Điểm quan trọng là giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu không đồng nghĩa với việc mọi thông điệp dữ liệu đều tự động đáp ứng mọi yêu cầu pháp lý của một giao dịch.

Chẳng hạn, nếu pháp luật yêu cầu một thông tin phải được thể hiện bằng văn bản, thông điệp dữ liệu phải đáp ứng điều kiện riêng về khả năng truy cập và sử dụng để tham chiếu. Nếu pháp luật còn yêu cầu công chứng hoặc chứng thực thì các yêu cầu đó vẫn phải được đáp ứng theo quy định tương ứng.

Khi nào thông điệp dữ liệu đáp ứng yêu cầu về văn bản?

Trường hợp pháp luật yêu cầu thông tin phải được thể hiện bằng văn bản, thông điệp dữ liệu đáp ứng yêu cầu này khi thông tin trong đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu. Đây là điều kiện trực tiếp tại Điều 9 Luật Giao dịch điện tử.

Điều kiện này có ý nghĩa thực tế ở chỗ thông tin điện tử phải tồn tại theo cách mà các bên có thể tiếp cận và sử dụng lại khi cần. Vì vậy, việc một nội dung chỉ được hiển thị tạm thời nhưng không thể truy cập hoặc tham chiếu khi cần có thể không đáp ứng được yêu cầu về hình thức văn bản.

Nếu pháp luật yêu cầu văn bản phải được công chứng hoặc chứng thực, việc chuyển sang hình thức thông điệp dữ liệu không tự loại bỏ yêu cầu này. Thông điệp dữ liệu phải được công chứng, chứng thực theo quy định pháp luật tương ứng.

Khi nào thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc?

Đây là yêu cầu cao hơn so với việc chỉ đáp ứng điều kiện về văn bản.

Theo Điều 10, thông điệp dữ liệu được sử dụng và có giá trị như bản gốc khi đồng thời đáp ứng hai yêu cầu:

1.    Thông tin được bảo đảm toàn vẹn kể từ khi được khởi tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh, tức nội dung không bị thay đổi, ngoại trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị

2.    Thông tin có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh

Do đó, khi giao dịch cần dựa vào một thông điệp dữ liệu như bản gốc, hai yếu tố cần kiểm tra là tính toàn vẹn và khả năng truy cập, sử dụng ở dạng hoàn chỉnh.

Đây cũng là lý do việc quản lý phiên bản, lưu trữ và bảo đảm dữ liệu không bị sửa đổi trái phép có ý nghĩa quan trọng trong giao dịch điện tử.

Thông điệp dữ liệu được dùng để giao kết hợp đồng như thế nào?

Luật Giao dịch điện tử cho phép sử dụng thông điệp dữ liệu trong quá trình giao kết hợp đồng. Giao kết hợp đồng điện tử là việc sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng. Trừ khi các bên có thỏa thuận khác, đề nghị giao kết hợp đồng và chấp nhận giao kết hợp đồng có thể được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu.

Như vậy, thông điệp dữ liệu có thể đóng vai trò trực tiếp trong quá trình hình thành sự thỏa thuận. Ví dụ, một bên gửi đề nghị giao kết bằng phương tiện điện tử và bên kia gửi chấp nhận bằng thông điệp dữ liệu thì việc giao kết được xem xét theo các quy định về hợp đồng và giao dịch điện tử áp dụng cho trường hợp đó.

Tuy nhiên, thông điệp dữ liệu chỉ là phương tiện thể hiện và truyền đạt giao dịch. Việc giao dịch có làm phát sinh quyền và nghĩa vụ hay không vẫn phải được đánh giá theo pháp luật về hợp đồng và các quy định pháp luật chuyên ngành có liên quan. Luật cũng quy định việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ Luật Giao dịch điện tử và pháp luật về hợp đồng.

Có phải mọi giao dịch bằng thông điệp dữ liệu đều không cần chữ ký?

Không. Việc có cần chữ ký hay không phụ thuộc vào yêu cầu pháp luật áp dụng đối với giao dịch cụ thể.

Luật Giao dịch điện tử quy định chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng chữ ký điện tử. Đối với những trường hợp luật yêu cầu văn bản phải có sự xác nhận của cơ quan, tổ chức, yêu cầu này có thể được đáp ứng đối với thông điệp dữ liệu khi thông điệp được ký bằng chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số của cơ quan, tổ chức đó.

Vì vậy, không nên hiểu rằng cứ có một email, tin nhắn hoặc tệp điện tử thể hiện sự đồng ý là mọi giao dịch đều đương nhiên đáp ứng yêu cầu về chữ ký. Cần xác định trước giao dịch đó có thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu chữ ký, loại chữ ký hoặc hình thức xác nhận đặc biệt hay không.

Cần kiểm tra những điều kiện nào trước khi dùng thông điệp dữ liệu để xác lập giao dịch?

Có thể kiểm tra theo trình tự sau:

·         Xác định yêu cầu pháp lý của giao dịch: Kiểm tra pháp luật có yêu cầu giao dịch hoặc thông tin liên quan phải được thể hiện bằng văn bản, có chữ ký, công chứng, chứng thực hoặc hình thức đặc biệt khác hay không

·         Kiểm tra khả năng truy cập: Nếu thông điệp dữ liệu được dùng để đáp ứng yêu cầu về văn bản, thông tin phải có thể truy cập và sử dụng để tham chiếu

·         Kiểm tra tính toàn vẹn: Nếu cần sử dụng thông điệp dữ liệu như bản gốc, nội dung phải được bảo đảm toàn vẹn kể từ khi được khởi tạo

·         Kiểm tra khả năng sử dụng ở dạng hoàn chỉnh: Nội dung phải có thể truy cập và sử dụng đầy đủ khi cần

·         Kiểm tra chủ thể và sự chấp thuận: Nếu giao dịch cần xác định người ký hoặc sự chấp thuận của chủ thể, phải sử dụng phương thức xác nhận hoặc chữ ký đáp ứng yêu cầu pháp luật áp dụng

·         Kiểm tra việc giao kết: Đối với hợp đồng điện tử, cần xác định đề nghị và chấp nhận giao kết có được thể hiện phù hợp và giao dịch có đáp ứng pháp luật về hợp đồng hay không

·         Kiểm tra yêu cầu chuyên ngành: Một số giao dịch có thể chịu thêm điều kiện về hình thức, công chứng, chứng thực hoặc thủ tục riêng ngoài các điều kiện chung của Luật Giao dịch điện tử

Điểm cốt lõi là không có một điều kiện duy nhất áp dụng cho mọi thông điệp dữ liệu. Điều kiện cần đáp ứng phụ thuộc vào vai trò của thông điệp dữ liệu trong giao dịch và yêu cầu pháp lý đối với chính giao dịch đó.

Tóm lại, thông điệp dữ liệu có thể được sử dụng để xác lập giao dịch mà không bị mất giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử. Khi thông điệp dữ liệu được dùng để đáp ứng yêu cầu về văn bản, thông tin phải có thể truy cập và sử dụng để tham chiếu; khi cần có giá trị như bản gốc, phải bảo đảm tính toàn vẹn và khả năng truy cập, sử dụng ở dạng hoàn chỉnh. Nếu giao dịch yêu cầu chữ ký, công chứng, chứng thực hoặc điều kiện hình thức khác thì các yêu cầu đó vẫn phải được đáp ứng. Đối với hợp đồng điện tử, đề nghị và chấp nhận giao kết có thể được thực hiện bằng thông điệp dữ liệu, nhưng giao dịch vẫn phải tuân thủ pháp luật về hợp đồng.