Vai trò của chữ ký điện tử trong giao dịch trực tuyến

Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15, có hiệu lực từ ngày 1/7/2024, xác lập nguyên tắc quan trọng: chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì nó tồn tại dưới dạng điện tử. Tuy nhiên, điều này không đồng nghĩa mọi phương thức xác nhận trực tuyến đều mặc nhiên tương đương chữ ký tay trên văn bản giấy. Mức giá trị pháp lý còn phụ thuộc vào loại chữ ký và việc đáp ứng những điều kiện luật định.

Chữ ký điện tử được pháp luật công nhận như thế nào?

Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử. Đây là nền tảng để các giao dịch được xác lập trực tuyến không bị xem là kém giá trị chỉ vì các bên không ký trực tiếp trên giấy.

Tuy vậy, cần phân biệt giữa việc không bị phủ nhận giá trị pháp lý và việc đương nhiên có giá trị tương đương chữ ký trên văn bản giấy.

Theo Luật, chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân trên văn bản giấy. Nếu pháp luật yêu cầu văn bản phải được cơ quan hoặc tổ chức xác nhận, yêu cầu này cũng có thể được đáp ứng khi thông điệp dữ liệu được ký bằng chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số của cơ quan, tổ chức đó.

Điều đó tạo ra hai tầng ý nghĩa pháp lý:

·         Chữ ký điện tử nói chung không thể bị bác bỏ chỉ với lý do nó là chữ ký điện tử

·         Chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn và chữ ký số được pháp luật xác lập rõ mức giá trị tương đương chữ ký trên văn bản giấy

Sự phân biệt này đặc biệt quan trọng khi đánh giá hợp đồng, hồ sơ hoặc chứng từ được ký trực tuyến.

Vì sao chữ ký điện tử có thể tạo giá trị pháp lý cho giao dịch trực tuyến?

Giá trị của chữ ký trong một giao dịch gắn với khả năng xác định ai là người thực hiện hành vi ký và việc ký có phản ánh sự chấp thuận của chủ thể đối với nội dung hay không.

Luật Giao dịch điện tử 2023 đặt ra các yêu cầu đối với chữ ký điện tử, trong đó chú trọng khả năng xác nhận chủ thể ký, thể hiện sự chấp thuận đối với thông điệp dữ liệu và bảo đảm những thuộc tính cần thiết tùy từng loại chữ ký. Đối với chữ ký số, pháp luật còn đặt ra các điều kiện như dữ liệu tạo chữ ký gắn với chủ thể và nội dung được ký, nằm dưới sự kiểm soát của chủ thể tại thời điểm ký, đồng thời cho phép phát hiện sự thay đổi của thông điệp dữ liệu sau khi ký.

Cơ chế này có ba ý nghĩa trực tiếp trong giao dịch trực tuyến.

Thứ nhất, chữ ký giúp gắn hành vi pháp lý với một chủ thể xác định. Đây là cơ sở để xác định ai đã ký hoặc nhân danh chủ thể nào thực hiện giao dịch.

Thứ hai, chữ ký giúp thể hiện ý chí chấp thuận đối với nội dung của thông điệp dữ liệu. Trong một giao dịch hợp đồng, yếu tố này có ý nghĩa đối với việc chứng minh bên ký đã thể hiện sự đồng ý bằng phương thức điện tử.

Thứ ba, đối với các loại chữ ký đáp ứng yêu cầu an toàn, cơ chế kỹ thuật còn hỗ trợ kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu, qua đó làm giảm rủi ro nội dung bị thay đổi sau khi chủ thể đã ký.

Vì vậy, chữ ký điện tử không chỉ thay thế động tác ký bằng bút. Giá trị pháp lý của nó gắn với chức năng xác thực chủ thể, ghi nhận ý chí và bảo vệ mối liên hệ giữa chữ ký với nội dung giao dịch.

Không phải mọi hình thức “ký online” đều có giá trị giống nhau

Một nhầm lẫn phổ biến là coi tất cả thao tác xác nhận trên môi trường số đều là chữ ký điện tử có cùng mức giá trị pháp lý.

Luật Giao dịch điện tử 2023 phân loại chữ ký điện tử theo phạm vi sử dụng, bao gồm chữ ký điện tử chuyên dùng và các loại chữ ký số theo quy định. Luật cũng tách các hình thức xác nhận khác bằng phương tiện điện tử nhằm thể hiện sự chấp thuận ra khỏi khái niệm chữ ký điện tử và quy định rằng các hình thức này được thực hiện theo pháp luật có liên quan.

Do đó, một thao tác như nhấn nút “Đồng ý”, nhập mã OTP, tích vào ô xác nhận hoặc chèn hình ảnh chữ ký không nên tự động được kết luận là có giá trị tương đương chữ ký số. Giá trị của từng phương thức phải được xem xét dựa trên bản chất của cơ chế xác nhận, thỏa thuận của các bên và quy định pháp luật điều chỉnh giao dịch cụ thể.

Đây cũng là lý do pháp luật xác lập rõ hơn vị thế của chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn và chữ ký số. Với các loại chữ ký này, Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023 trực tiếp công nhận giá trị tương đương chữ ký của cá nhân trên văn bản giấy.

Khi nào chữ ký điện tử có giá trị tương đương chữ ký trên giấy?

Không phải cứ tồn tại chữ ký dưới dạng điện tử là có thể kết luận chữ ký đó tương đương chữ ký tay.

Theo khoản 2 Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023, hai nhóm được xác lập rõ giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân trên văn bản giấy là:

·         Chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn

·         Chữ ký số

Đối với chữ ký điện tử chuyên dùng, để được xem là chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn còn phải đáp ứng cơ chế chứng nhận theo pháp luật. Cơ quan quản lý chuyên ngành cũng xác nhận rằng chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn thuộc trường hợp có giá trị tương đương chữ ký trong văn bản giấy.

Nghị định 23/2025/NĐ-CP, ban hành ngày 21/2/2025 và có hiệu lực từ ngày 10/4/2025, hiện là văn bản quy định về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy, bổ sung khung thực thi cho Luật Giao dịch điện tử 2023.

Vì vậy, khi một giao dịch có yêu cầu pháp lý cao, việc chỉ kiểm tra xem tài liệu “có chữ ký điện tử hay không” là chưa đủ. Cần xác định loại chữ ký được sử dụng, điều kiện bảo đảm an toàn và yêu cầu riêng của pháp luật áp dụng cho giao dịch đó.

Chữ ký điện tử giúp chứng minh giao dịch nhưng không tự quyết định hiệu lực của toàn bộ hợp đồng

Có chữ ký điện tử hợp lệ không có nghĩa mọi giao dịch được ký bằng chữ ký đó đều mặc nhiên hợp pháp và có hiệu lực.

Chữ ký chủ yếu giải quyết các vấn đề như xác định chủ thể ký, thể hiện sự chấp thuận và, tùy cơ chế, hỗ trợ bảo đảm tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu. Hiệu lực của giao dịch còn phụ thuộc vào các điều kiện khác do pháp luật dân sự, thương mại hoặc pháp luật chuyên ngành quy định.

Chẳng hạn, giao dịch vẫn có thể phải đáp ứng yêu cầu về chủ thể, thẩm quyền đại diện, nội dung, hình thức hoặc những điều kiện bắt buộc riêng của lĩnh vực liên quan. Luật Giao dịch điện tử cũng duy trì nguyên tắc các bên được tự thỏa thuận về công nghệ, phương tiện và chữ ký điện tử, trừ trường hợp luật có quy định khác. Cơ quan quản lý đã lưu ý rằng pháp luật chuyên ngành có thể quy định loại chữ ký phù hợp cho từng lĩnh vực cụ thể.

Do đó, cần tách hai câu hỏi:

1.    Chữ ký điện tử có đủ giá trị để xác nhận hành vi ký hay không

2.    Giao dịch được ký có đáp ứng toàn bộ điều kiện có hiệu lực theo pháp luật liên quan hay không

Một chữ ký hợp lệ có thể hỗ trợ câu hỏi thứ nhất nhưng không tự động thay thế việc kiểm tra câu hỏi thứ hai.

Giá trị thực tế của chữ ký điện tử khi xảy ra tranh chấp

Trong tranh chấp trực tuyến, giá trị của một phương thức ký phụ thuộc đáng kể vào khả năng kiểm tra và chứng minh những gì đã xảy ra tại thời điểm giao dịch.

Một hệ thống ký có khả năng xác định rõ chủ thể, thời điểm thực hiện, nội dung được chấp thuận và phát hiện thay đổi sau khi ký sẽ tạo nền tảng chứng minh tốt hơn so với một phương thức chỉ để lại hình ảnh chữ ký mà không có cơ chế xác thực tương ứng.

Đây là ý nghĩa thực tế của các yêu cầu an toàn đối với chữ ký điện tử và chữ ký số: không chỉ tạo ra hình thức giống chữ ký truyền thống mà còn xây dựng mối liên hệ có thể kiểm chứng giữa người ký – hành vi ký – dữ liệu được ký. Các điều kiện đối với chữ ký số trong Luật Giao dịch điện tử 2023 thể hiện trực tiếp cơ chế này.

Tuy nhiên, chữ ký chỉ là một phần của hệ thống chứng cứ. Khi phát sinh tranh chấp, những dữ liệu khác như nội dung thông điệp, nhật ký giao dịch, thời điểm gửi nhận, chứng thư chữ ký điện tử và dữ liệu xác thực liên quan cũng có thể có ý nghĩa đối với việc chứng minh giao dịch.

Vì vậy, với giao dịch có giá trị hoặc mức rủi ro cao, việc sử dụng phương thức ký có khả năng xác thực và kiểm chứng rõ ràng giúp củng cố đáng kể vị thế pháp lý của các bên so với một phương thức xác nhận khó truy nguyên.

Chữ ký điện tử giữ vai trò pháp lý quan trọng trong giao dịch trực tuyến vì giúp xác định chủ thể, ghi nhận sự chấp thuận và hỗ trợ bảo đảm tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu. Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì tồn tại dưới dạng điện tử; riêng chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn và chữ ký số được xác lập giá trị tương đương chữ ký của cá nhân trên văn bản giấy.

Tuy nhiên, không nên đồng nhất mọi thao tác xác nhận trực tuyến với chữ ký số hoặc cho rằng có chữ ký điện tử là giao dịch chắc chắn có hiệu lực. Cần đồng thời xem xét loại chữ ký, điều kiện pháp lý của phương thức ký và quy định chuyên ngành áp dụng cho chính giao dịch đó.

Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý như chữ ký tay không?

Có trong những trường hợp luật xác định cụ thể. Theo Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân trên văn bản giấy. Chữ ký điện tử nói chung thì không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử.

Chèn ảnh chữ ký vào hợp đồng điện tử có đương nhiên tương đương chữ ký số không?

Không. Việc một tài liệu có hình ảnh chữ ký không tự làm cho phương thức đó trở thành chữ ký số hoặc chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn. Cần xem xét cơ chế xác định chủ thể, sự chấp thuận, tính toàn vẹn dữ liệu và quy định áp dụng cho giao dịch.

Ký hợp đồng trực tuyến bằng OTP có được xem là chữ ký điện tử không?

Không thể kết luận chỉ dựa vào việc sử dụng OTP. Luật Giao dịch điện tử 2023 còn phân biệt chữ ký điện tử với các hình thức xác nhận khác bằng phương tiện điện tử. Giá trị của OTP phải được đánh giá theo cơ chế giao dịch và pháp luật chuyên ngành có liên quan.

Có chữ ký số thì hợp đồng trực tuyến chắc chắn có hiệu lực không?

Không. Chữ ký số có thể đáp ứng yêu cầu về chữ ký theo pháp luật giao dịch điện tử, nhưng hiệu lực của hợp đồng còn phụ thuộc vào những điều kiện khác như chủ thể, thẩm quyền, nội dung, hình thức và quy định chuyên ngành của giao dịch.