Hậu quả khi ký hợp đồng không đúng thẩm quyền

Hậu quả không chỉ nằm ở việc hợp đồng có thể không được công nhận mà còn có thể phát sinh trách nhiệm bồi thường, nghĩa vụ hoàn trả hoặc tranh chấp giữa người ký, tổ chức và đối tác.

Khi một hợp đồng được ký bởi người không có thẩm quyền, hậu quả pháp lý thường phụ thuộc vào việc giao dịch đó có được chủ thể có quyền chấp thuận hay không, mức độ vượt quá thẩm quyền và hoàn cảnh cụ thể khi ký kết.

Hợp đồng có thể không làm phát sinh quyền và nghĩa vụ như thông thường

Người đại diện hoặc người được giao quyền ký kết hợp đồng là chủ thể xác lập ý chí pháp lý cho cá nhân, doanh nghiệp hoặc tổ chức.

Nếu người ký không có thẩm quyền, hợp đồng có thể gặp vấn đề về giá trị ràng buộc. Bên bị ảnh hưởng có thể không phải thực hiện các nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng nếu không có căn cứ xác định giao dịch đã được chấp nhận hợp lệ.

Ví dụ, một nhân viên tự ý ký hợp đồng mua bán tài sản lớn thay mặt doanh nghiệp nhưng không có giấy ủy quyền hoặc quyết định phân quyền. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể không bị ràng buộc nếu không công nhận giao dịch đó.

Tuy nhiên, việc hợp đồng không đúng thẩm quyền không đồng nghĩa trong mọi trường hợp đều tự động vô hiệu. Cần xem xét thêm hành vi xác nhận, thực hiện hợp đồng hoặc sự chấp thuận của bên có quyền.

Hợp đồng có thể được công nhận nếu có sự chấp thuận của chủ thể có thẩm quyền

Một giao dịch do người không đúng thẩm quyền ký có thể tiếp tục có hiệu lực nếu sau đó được người hoặc tổ chức có quyền đại diện chấp nhận.

Sự chấp thuận có thể thể hiện thông qua:

·         Văn bản xác nhận hợp đồng

·         Hành vi tiếp tục thực hiện nghĩa vụ trong hợp đồng

·         Nhận lợi ích phát sinh từ giao dịch

·         Các hành động thể hiện ý chí công nhận giao dịch

Cơ chế này nhằm bảo vệ sự ổn định của giao dịch dân sự, thương mại và tránh việc một bên lợi dụng sai sót về thẩm quyền để phủ nhận nghĩa vụ đã phát sinh.

Người ký hợp đồng không đúng thẩm quyền có thể phải chịu trách nhiệm

Người ký hợp đồng vượt quá quyền hạn có thể phải chịu trách nhiệm nếu hành vi của họ gây thiệt hại cho bên còn lại hoặc cho tổ chức mà họ nhân danh.

Trách nhiệm có thể bao gồm:

·         Bồi thường thiệt hại phát sinh

·         Hoàn trả các khoản lợi ích đã nhận

·         Chịu trách nhiệm nội bộ theo quy định của tổ chức

·         Chịu các hậu quả khác do hành vi vượt quá phạm vi được giao

Ví dụ, người quản lý ký hợp đồng vượt quá giới hạn được giao khiến doanh nghiệp phát sinh thiệt hại có thể phải chịu trách nhiệm theo quy định nội bộ hoặc pháp luật áp dụng.

Tổ chức có thể phát sinh tranh chấp về trách nhiệm với người ký

Khi người lao động, cán bộ quản lý hoặc đại diện không chính thức ký hợp đồng sai thẩm quyền, tổ chức thường phải đối mặt với câu hỏi:

·         Có bị ràng buộc bởi hợp đồng hay không?

·         Người ký có được xem là đại diện hợp pháp không?

·         Ai phải chịu trách nhiệm khi phát sinh thiệt hại?

Việc xác định trách nhiệm cần dựa trên nhiều yếu tố như:

·         Chức vụ của người ký

·         Phạm vi quyền hạn được giao

·         Thông tin mà bên còn lại có thể biết

·         Hành vi thực tế của tổ chức sau khi hợp đồng được ký

Nếu tổ chức biết nhưng vẫn để người đó thường xuyên giao kết hợp đồng mà không phản đối, khả năng phát sinh trách nhiệm có thể cao hơn.

Bên còn lại trong hợp đồng có thể chịu rủi ro pháp lý

Bên giao kết hợp đồng cũng có nghĩa vụ kiểm tra thẩm quyền của người ký, đặc biệt trong các giao dịch có giá trị lớn hoặc ảnh hưởng quan trọng.

Rủi ro có thể phát sinh khi:

·         Tin tưởng vào chức danh nhưng không kiểm tra quyền đại diện

·         Không yêu cầu giấy ủy quyền khi cần thiết

·         Không xác minh phạm vi ký kết

·         Tiếp tục giao dịch dù có dấu hiệu vượt quá thẩm quyền

Việc kiểm tra thẩm quyền giúp giảm nguy cơ hợp đồng bị tranh chấp hoặc không được thực hiện.

Cần kiểm tra gì để hạn chế rủi ro khi ký hợp đồng

Trước khi ký hợp đồng, các bên nên xác minh:

·         Người ký có phải là đại diện hợp pháp hay không

·         Có văn bản ủy quyền hợp lệ hay không

·         Phạm vi ủy quyền có bao gồm việc ký hợp đồng đó không

·         Thời hạn ủy quyền còn hiệu lực không

·         Điều lệ, quy chế nội bộ có giới hạn quyền ký kết không

Đối với doanh nghiệp, việc xây dựng quy trình phê duyệt và phân quyền rõ ràng giúp hạn chế tình trạng ký hợp đồng vượt thẩm quyền.

Ký hợp đồng không đúng thẩm quyền có thể dẫn đến hậu quả về hiệu lực giao dịch, trách nhiệm bồi thường và tranh chấp giữa các bên. Tuy nhiên, hậu quả cụ thể phụ thuộc vào việc giao dịch có được công nhận, thực hiện trên thực tế hay bị từ chối.

Để hạn chế rủi ro, các bên cần kiểm tra quyền đại diện, phạm vi ủy quyền và căn cứ pháp lý của người ký trước khi xác lập hợp đồng.