Cách bổ sung hợp đồng đúng pháp lý

Về nguyên tắc, phần bổ sung hợp đồng phải được xem là sự thay đổi hoặc hoàn thiện thêm thỏa thuận ban đầu giữa các bên. Vì vậy, nội dung bổ sung cần có sự thống nhất, không làm thay đổi bản chất hợp đồng một cách trái với quy định pháp luật hoặc trái với quyền, nghĩa vụ đã được xác lập trước đó.

Bổ sung hợp đồng cần đáp ứng điều kiện về sự thỏa thuận của các bên

Yêu cầu đầu tiên khi bổ sung hợp đồng là phải có sự đồng thuận giữa các bên tham gia hợp đồng. Một bên không thể tự ý thay đổi hoặc thêm nội dung làm phát sinh nghĩa vụ mới cho bên còn lại nếu không có sự chấp thuận hợp pháp.

Sự thỏa thuận này cần bảo đảm:

·         Các bên có đầy đủ năng lực pháp luật và năng lực hành vi phù hợp để tham gia giao kết

·         Người ký bổ sung hợp đồng có đúng thẩm quyền đại diện

·         Việc đồng ý bổ sung được thể hiện một cách tự nguyện, không bị ép buộc hoặc nhầm lẫn

·         Nội dung bổ sung không vi phạm điều cấm của pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội

Trong thực tế, các bên thường thể hiện sự đồng ý thông qua phụ lục hợp đồng, văn bản sửa đổi, văn bản bổ sung hoặc hình thức khác phù hợp với hợp đồng gốc.

Hình thức bổ sung hợp đồng phải phù hợp với hình thức của hợp đồng ban đầu

Hình thức của văn bản bổ sung là yếu tố quan trọng để xác định giá trị pháp lý của nội dung được thêm vào.

Thông thường, nếu hợp đồng ban đầu được lập bằng văn bản thì phần bổ sung cũng nên được lập bằng văn bản để bảo đảm khả năng chứng minh và tránh tranh chấp. Đặc biệt, đối với những loại hợp đồng mà pháp luật yêu cầu công chứng, chứng thực, đăng ký hoặc hình thức đặc biệt khác thì việc bổ sung cũng cần tuân thủ yêu cầu tương ứng.

Ví dụ:

·         Hợp đồng ban đầu phải công chứng thì văn bản sửa đổi, bổ sung có thể cần thực hiện thủ tục công chứng theo quy định

·         Hợp đồng điện tử cần đáp ứng điều kiện về giá trị pháp lý của giao dịch điện tử

·         Hợp đồng có mẫu hoặc điều kiện bắt buộc theo quy định chuyên ngành cần bảo đảm đúng hình thức được yêu cầu

Việc chỉ trao đổi qua tin nhắn, email hoặc thỏa thuận miệng có thể gây khó khăn trong việc chứng minh nội dung bổ sung nếu xảy ra tranh chấp.

Nội dung bổ sung phải xác định rõ phạm vi thay đổi và mối quan hệ với hợp đồng gốc

Một văn bản bổ sung hợp đồng cần thể hiện rõ những nội dung được điều chỉnh để tránh cách hiểu khác nhau giữa các bên.

Nội dung thường cần xác định gồm:

·         Thông tin của các bên tham gia bổ sung

·         Căn cứ dựa trên hợp đồng ban đầu

·         Điều khoản được sửa đổi, bổ sung

·         Nội dung mới thay thế hoặc bổ sung

·         Thời điểm áp dụng

·         Xác nhận các điều khoản khác của hợp đồng cũ vẫn giữ nguyên nếu không bị thay đổi

Một vấn đề quan trọng là phần bổ sung không nên tồn tại độc lập gây mâu thuẫn với hợp đồng ban đầu. Nếu có sự khác nhau giữa hai văn bản, cần quy định rõ nội dung nào được ưu tiên áp dụng.

Ví dụ, nếu phụ lục hợp đồng thay đổi thời hạn thanh toán nhưng không nói rõ có thay thế điều khoản cũ hay không, các bên có thể phát sinh tranh chấp về việc áp dụng thời hạn nào.

Hiệu lực của nội dung bổ sung hợp đồng được xác định như thế nào?

Nội dung bổ sung hợp đồng thường có hiệu lực khi đáp ứng các điều kiện chung để giao dịch dân sự có hiệu lực và được các bên xác lập đúng quy định.

Các yếu tố cần xem xét gồm:

·         Chủ thể tham gia có đủ điều kiện pháp lý

·         Các bên hoàn toàn tự nguyện thỏa thuận

·         Nội dung bổ sung không vi phạm quy định pháp luật

·         Hình thức bổ sung phù hợp với yêu cầu pháp lý

·         Các thủ tục bắt buộc đã được thực hiện nếu pháp luật yêu cầu

Thời điểm có hiệu lực có thể do các bên thỏa thuận trong văn bản bổ sung. Nếu không có thỏa thuận khác, nội dung bổ sung được áp dụng theo nguyên tắc chung về hiệu lực của giao dịch và sự liên kết với hợp đồng ban đầu.

Những trường hợp cần đặc biệt lưu ý khi bổ sung hợp đồng

Không phải mọi nội dung đều có thể tự do bổ sung mà không xem xét điều kiện pháp lý đi kèm.

Một số trường hợp cần lưu ý:

·         Bổ sung làm tăng nghĩa vụ tài chính của một bên

·         Bổ sung điều khoản phạt vi phạm, bồi thường hoặc trách nhiệm mới

·         Bổ sung thay đổi đối tượng, giá trị hoặc phạm vi thực hiện hợp đồng

·         Bổ sung đối với hợp đồng thuộc lĩnh vực có điều kiện như đất đai, lao động, xây dựng, thương mại hoặc đầu tư

Trong các trường hợp này, các bên cần kiểm tra xem nội dung bổ sung có làm phát sinh yêu cầu về thủ tục, phê duyệt hoặc hình thức đặc biệt hay không.

Cách lập văn bản bổ sung hợp đồng để hạn chế tranh chấp

Một văn bản bổ sung hợp đồng hợp pháp và rõ ràng nên tập trung vào việc xác định chính xác ý chí của các bên.

Các bước cơ bản gồm:

·         Rà soát hợp đồng ban đầu và xác định nội dung cần bổ sung

·         Thống nhất nội dung thay đổi giữa các bên

·         Lập văn bản bổ sung hoặc phụ lục hợp đồng

·         Kiểm tra thẩm quyền ký kết và hình thức văn bản

·         Ký kết, đóng dấu hoặc thực hiện thủ tục cần thiết nếu có

·         Lưu trữ cùng với hợp đồng gốc để làm căn cứ thực hiện

Việc bổ sung hợp đồng đúng cách giúp các bên duy trì hiệu lực của thỏa thuận ban đầu đồng thời cập nhật được các điều kiện mới phát sinh trong quá trình thực hiện.

Khi bổ sung hợp đồng, các bên cần bảo đảm ba yếu tố cốt lõi gồm sự thống nhất ý chí, đúng hình thức pháp lý và sự phù hợp giữa nội dung bổ sung với hợp đồng ban đầu. Một văn bản bổ sung được lập chặt chẽ sẽ giúp xác định rõ quyền, nghĩa vụ của các bên và giảm nguy cơ tranh chấp trong quá trình thực hiện.